Saber lidar com uma gestão de crise em eventos é uma habilidade fundamental para organizadores e profissionais do setor. Primeiramente é importante entender que problemas podem acontecer, e saber lidar com estes imprevistos pode ser desafiador, por isso é preciso estar preparado.

Imagine que um evento envolve diversos setores, como decoração, infraestrutura, catering, comunicação, audiovisual e muitos outros. São vários fornecedores e colaboradores envolvidos e algum imprevisto pode surgir quando lidamos com tantas ‘frentes’.

Assim, para apoiar organizadores, cerimonialistas e outros profissionais que em alguns momentos precisam lidar com gestão de crise em eventos, preparamos esse conteúdo que  explora estratégias eficazes para enfrentar situações adversas e garantir o sucesso do seu evento.

O que é uma gestão de crise 

Antes de mais nada é importante compreender o que é uma gestão de crise de forma geral. Até porque, isso é algo que pode acontecer em diversos setores, indústria, comércio, serviços e mais. Entretanto, cada situação requer algumas atitudes e posturas diferentes e para assimilar mais sobre essa dinâmica é preciso entender o que é uma gestão. 

De forma geral, fazer um gerenciamento de crise é lidar com um problema inesperado, seja ele interno ou externo, que pode causar prejuízos à empresa, instituição ou no caso de eventos, no momento em si.

Vale reforçar que a gestão de crise não envolve somente lidar com o imprevisto na hora em que ele acontece. Assim é preciso também identificar possíveis fontes de riscos, lidar com elas antes que realmente virem um problema, ou até mesmo criar antecipadamente um plano prévio que deve ser seguido caso alguma crise aconteça.

Um guia para te ajudar a lidar com uma gestão de crise em evento

Já deu para entender que uma gestão de crise – em qualquer âmbito – exige planejamento e estratégia. Ao planejar com antecedência e adotar planos sólidos, os organizadores de eventos podem enfrentar desafios inesperados e garantir o sucesso de seus momentos. 

Antes das dicas práticas de como fazer um gerenciamento de crise em eventos, é preciso reforçar que neste cenário os efeitos negativos são diversos. Por exemplo, em um encontro social como casamento ou aniversários, uma crise pode causar grande insatisfação nos anfitriões que não aproveitam o momento. Já em eventos corporativos, além da conturbação no momento em si, uma crise pode prejudicar a imagem da marca.

Para evitar isso, confira um guia prático de boas práticas que devem ser adotadas para lidar com uma gestão de crise em evento.  

Planejamento em primeiro lugar

Como falamos anteriormente, o primeiro passo para a gestão de crises em eventos é o planejamento prévio. Antecipar possíveis problemas e desenvolver um plano de contingência é fundamental. 

Assim, considere questões como problemas de segurança, cancelamento de palestrantes, condições climáticas desfavoráveis, atraso de fornecedores e outros pontos no seu plano e já encontre alternativas para solucioná-los. 

Tenha uma comunicação clara e direta

Ao fazer um gerenciamento de crise é fundamental manter uma comunicação clara com a equipe e os participantes. Por ser um momento tenso e de muito estresse, evitar ruídos na comunicação facilita o processo. 

Por isso, esteja preparado para informar o time e outras pessoas necessárias rapidamente sobre quaisquer mudanças ou problemas. 

Tenha uma equipe de resposta e faça o monitoramento 

Contar com uma equipe de resposta à crise é uma estratégia inteligente. Nesta espécie de ‘comitê’, cada membro deve ter funções definidas e já estar ciente de como agir em diferentes cenários. Isso irá agilizar a tomada de decisões e consequentemente a resolução de problemas.

Além desta equipe, uma outra dica interessante é que todos façam um monitoramento do evento em tempo real. Isso inclui câmeras de segurança, redes sociais e feedback dos participantes. Desta forma, é possível identificar uma crise de forma mais rápida, deixar todos os envolvidos cientes e então tomar as atitudes necessárias. 

Atenção à área de relações públicas e imprensa

Uma gestão de crise está diretamente ligada à imagem de seu evento. Em um mundo totalmente conectado, esses problemas podem ser facilmente divulgados e isso prejudicar a imagem do evento, ou até mesmo marcas.

Por isso, se surgir uma crise, analise o cenário e veja se é o caso de ser proativo na abordagem da mídia e do público ou se o melhor é elaborar um plano de ação caso seja procurado pela imprensa ou pelos participantes. O importante é: tenha transparência e responsabilidade ao lidar com a situação.

Faça uma análise pós-evento e da sua gestão de crise

Por fim, caso você tenha que fazer uma gestão de crise no seu evento, ao finalizá-lo, faça uma análise das ações tomadas durante a crise, o que gerou o problema e o que poderia ter sido feito para evitá-lo. Aprender com a experiência é fundamental para melhorar a gestão de futuros eventos.

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