Uma das surpresas mais desagradáveis ao organizar uma festa, é extrapolar o teto de gastos pré-definido. Para evitar isso, é preciso que o time de cerimonialistas e organizadores tenham uma gestão financeira efetiva e controlada.

Estabelecer esse planejamento monetário não é uma tarefa fácil, pois caso algum detalhe fique de fora, toda a organização da festa pode ser comprometida. Por isso, é preciso organização, atenção e um acompanhamento constante dos gastos.

Outro ponto importante de se destacar é que cada ocasião tem suas peculiaridades. É necessário analisar cada evento para se definir uma gestão financeira efetiva para aquele momento. Por exemplo, questões como quantidade de convidados, a logística de montagem necessária, e itens que podem ou não podem ficar de fora, vão variar de acordo com a festa promovida e são tópicos que impactam muito nos custos e precisam ser definidos e analisados com antecedência.

Em resumo? Um bom controle financeiro não pode faltar em nenhum tipo de projeto, indo de empresas, à vida pessoal e eventos. Agora, para ajudar você que está organizando um encontro a ter uma gestão financeira adequada e evitar problemas, produzimos esse material completo. 

Papel e caneta em mãos, e confira as dicas abaixo!

O que envolve a gestão financeira para eventos

Primeiramente é necessário entender o conceito básico de gestão financeira. Trata-se das ações, processos e práticas das atividades financeiras da empresa ou projeto. Além disso, vale dizer que é um termo que engloba desde o planejamento até as análises fiscais e controles das movimentações monetárias.

Agora, o que a gestão financeira irá englobar quando falamos de eventos? Existem inúmeros pontos que devem ser analisados, e é preciso que os responsáveis tenham em mente, de forma muito clara, estas questões: 

• A finalidade do evento;
• Quais os possíveis imprevistos que podem acontecer;
• O formato, data e local da festa;
• Qual o budget do evento, ou seja, qual o orçamento máximo para a ocasião.

Uma boa gestão financeira precisa envolver estes pontos acima, porque assim é possível definir o valor que poderá ser gasto com locação de espaços, buffet, atrações musicais, decoração e mais. 

Por que devo me preocupar com a gestão financeira de eventos?

Sabemos que uma má gestão financeira é prejudicial para qualquer empresa. E isso não é diferente no setor de eventos. 

Com um bom controle, acompanhando os recursos disponíveis, os valores gastos, fazendo diferentes orçamentos e negociando preços, você reduz custos do evento e garante que o momento seja um sucesso, sem preocupações financeiras. 

Além disso, vale dizer que se você está organizando um evento aberto ao público, com venda de ingressos, por exemplo, essa gestão financeira é ainda mais importante. Isso porque é preciso ter muito cuidado para não ficar no ‘vermelho’.

E, para além de fechar as contas no azul, com uma boa organização financeira em eventos abertos ao público, os organizadores conseguem analisar se uma próxima edição do encontro é possível, e se é viável investimentos maiores. Assim como novos patrocinadores podem se interessar em financiar a festa.

Como implementar uma boa gestão de financeira no seu evento

Cientes do que uma gestão financeira envolve, e a importância de se ter boas práticas, agora é a hora da parte prática: como implementá-la? 

Antes de te apresentarmos 4 dicas mais gerais, é importante falarmos que existem cuidados específicos para festas privadas ou abertas. 

Por exemplo, se você estiver organizando um evento fechado, como um casamento ou festa de 15 anos, alguns itens precisam ser incluídos no planejamento financeiro. Como trajes específicos, vestidos e ternos, e gastos pessoais, como maquiagem, penteado e acessórios. 

Entretanto, se seu evento for aberto ao público, como shows, workshops e festivais, outras questões precisam ser analisadas. Alguns exemplos são: definição dos valores dos ingressos e das plataformas de vendas, verba de patrocinadores, e os investimentos pré-evento com marketing e anúncios. 

Agora, vamos a algumas dicas gerais que vão garantir uma gestão financeira eficaz para o seu evento.

Estabeleça custos fixos e variáveis 

A primeira dica é: defina de forma clara quais serão os custos do evento. Ou seja, quais os produtos ou serviços serão contratados.  É essencial ter essa definição de forma macro, atingindo todas as “áreas” da sua festa, pois assim é possível ter noção do que demandará investimentos financeiros.

Além disso, é preciso saber que existem os custos fixos e os variáveis, e quais as diferenças entre eles. Para exemplificar, confira:

• Gastos fixos: aqueles que são indispensáveis independente do porte e tipo do evento. O local, som, mobiliário, prataria, e palestrantes, se for o caso, são considerados custos fixos. 
• Gastos variáveis: já são aqueles que variam conforme a quantidade de pessoas e o formato do evento. Alguns exemplos são o tipo de menu escolhido, algum material de apoio necessário, kits e brindes para convidados, entre outros.

Contate os fornecedores antecipadamente

Uma boa gestão financeira preza que tudo seja feito com antecedência para conseguir pesquisar os melhores preços e opções do mercado. Por isso, é essencial que você contate seus fornecedores com um prazo adequado para solicitar orçamentos e negociar valores.

Mas, é preciso ressaltar que para realizar este contato é preciso que definições prévias já tenham sido feitas. Budget, serviços que serão contratados e produtos que terão no evento, precisam estar estabelecidos. 

Com esses itens determinados basta controlar os valores encontrados em função do teto de gastos. E, caso seja necessário, realizar adaptações no planejamento inicial para se manter dentro do orçamento pré-estabelecido.

Fique atento ao fluxo de caixa

O fluxo de caixa diz respeito aos valores que entram e saem de dinheiro de uma empresa, e isso vale também para eventos. Assim, é importante mantê-lo atualizado diariamente e fazer um acompanhamento periódico, para ter noção de quanto foi gasto com cada item ou contratação da festa, e com os valores que ‘entraram’.

Com isso você evita se perder em meio a tantas demandas e números. Agora, uma dica extra: separe o fluxo de caixa por categorias. Desta forma, você consegue visualizar mais claramente onde estão os maiores gastos, entende os custos de execução do evento, identifica prejuízos e também onde é possível fazer maiores investimentos.

Conte com um planilha de controle 

Essa pode até ser uma dica clichê, mas faz toda a diferença. Ter uma planilha de gastos detalhada e atualizada garante que o time de gestão financeira entenda de forma mais ‘visual’ como estão os gastos ou lucros com o evento.

Com ela, você consegue organizar o orçamento total, custos fixos e variáveis, qual o valor de cada contratação de serviço ou produto, o que foi patrocinado (se for o caso), o que ainda falta comprar e contratar e os orçamentos deles. 

Por fim, se você estiver organizando uma festa aberta ao público, com uma planilha focada em gestão financeira, você também consegue entender no pós-evento como foi o seu Retorno Sobre o Investimento (ROI), ou lucro. 

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