Planejar um evento de sucesso envolve muitos detalhes, e um dos mais importantes com certeza é o orçamento. Um planejamento financeiro bem estruturado permite identificar todos os custos envolvidos, contribuindo para que tudo saia conforme o esperado.

No artigo de hoje, vamos entender o que se deve levar em consideração para organizar um orçamento bem estruturado e que pesa menos no seu bolso, além de proporcionar mais satisfação ao convidado.

“Um evento só é sucesso quando ele é planejado. Assim, planejar é o caminho a seguir, inclusive não se esquecer de colocar na conta quantos dias de montagem o evento pode levar. E use a criatividade!” — aconselha Ismália Queiroz, assessora de eventos e proprietária da Gaia Eventos Corporativos.

Qual a importância do orçamento de eventos?

Imagine conseguir prever todos os custos e ainda saber exatamente quanto pode gastar sem comprometer a qualidade do evento. Não é o sonho de todo produtor? O planejamento orçamentário do evento é uma forma de garantir que as coisas estejam sob controle, sem estresse e dentro das suas possibilidades.

Ou seja, ter o orçamento bem estruturado em mãos é como segurar um mapa que te dá o caminho exato para você encontrar o tesouro — ou melhor, o sucesso do seu evento.

Quando você sabe exatamente quanto de recurso tem disponível, pode comparar opções e tomar decisões mais conscientes, evitando gastos impulsivos que poderiam comprometer o saldo final e atingir melhores resultados financeiros com o evento.

Principais erros no planejamento do orçamento de eventos

Você já parou para pensar nos erros que podem atrapalhar o orçamento de um evento? Abaixo, com o objetivo de amenizar as falhas, vamos listar os principais deslizes que podem gerar muito mais estresse e prejuízo para os organizadores. Fique atento para evitar situações como: 

• Subestimar os custos: ignorar as pequenas despesas e esquecer-se de colocá-las na conta;
• Não separar uma margem de segurança: deixar de reservar um dinheiro extra para imprevistos e dificulta lidar com emergências e mudanças de última hora;
• Falta de priorização: investir mais em áreas secundárias e negligenciar itens essenciais pode comprometer o resultado final;
• Ausência de monitoramento contínuo: não acompanhar os gastos durante a execução, o que pode levar a ultrapassar o orçamento.

Como planejar o orçamento do evento?

Se o assunto acima assustou você, calma! Os erros que acabamos de citar como exemplos podem ser evitados com medidas mais simples do que parecem. Vamos agora entender o que é essencial considerar no planejamento do orçamento e descobrir estratégias práticas que vão contribuir para o sucesso do seu evento.

 

Planeje com antecedência

Quanto mais cedo o planejamento começar, maior será a chance de identificar possíveis desafios e encontrar soluções eficazes, evitando decisões precipitadas ou gastos desnecessários.

Outro benefício de planejar com antecedência é a possibilidade de distribuir os custos ao longo do tempo. Isso alivia a pressão financeira e permite um acompanhamento mais preciso do orçamento. 

Quando falamos de eventos de grande porte — para milhares de participantes, com duração de dias, muitas atividades ou espaços —, a importância do planejamento é ainda maior.

Ainda não começou a preparar o seu evento em 2025? Confira algumas dicas! 

Defina seus objetivos com clareza

O primeiro passo para elaborar o orçamento é saber exatamente o que você pretende realizar. Para estimar melhor os gastos – e antes de qualquer decisão – tenha em mente qual é o propósito do evento e as expectativas do público-alvo, ajudando a direcionar os recursos para aquilo que realmente importa, o seu porquê. 

Por exemplo, um evento corporativo com o objetivo de fortalecer o networking vai exigir uma organização diferente de um evento cultural voltado para o puro entretenimento.

Esse é o momento de pensar e listar todos os custos possíveis, com base no tamanho do público, as atividades que serão realizadas, a decoração, os equipamentos necessários, os serviços contratados, os dias de montagem e desmontagem e qualquer outro item essencial para o evento.

Reserve suas atrações antes que seja tarde 

Muitos fornecedores, como palestrantes e cantores, têm agendas apertadas e podem ser contratados por outros eventos se você deixar para decidir na última hora. Portanto, é fundamental fechar o contrato com as atrações o quanto antes. 

Garantir a reserva antecipada assegura que você tenha as atividades que planejou e, com a programação definida, você pode alocar recursos de maneira estratégica, priorizando o que realmente vai agregar ao evento, o que ajuda a evitar gastos excessivos.

E mais, quem reserva com maior antecedência geralmente possui as melhores condições dos fornecedores. Por isso, trabalhar pensando somente no curto prazo não é um bom plano, financeiramente falando.

 

Inclua uma margem de segurança no orçamento

Imprevistos acontecem, não é mesmo? Guardar pelo menos 10% ou 20% do orçamento como reserva de emergência é essencial para lidar com situações inesperadas sem comprometer a organização. Sem essa reserva, custos não previstos podem gerar estresse, desestabilizar as finanças e até colocar o sucesso do evento em risco.

E caso não tenha imprevisto – ufa! – ter essa margem de segurança ainda oferece flexibilidade para investir em melhorias que podem surgir ao longo do planejamento, como uma atração surpresa ou um upgrade na cenografia.

Mantenha a planilha de gastos atualizada

Cada movimentação de gastos precisa ser registrada na sua planilha de gastos, combinado? Essa é uma prática indispensável que garante um controle mais preciso e evita surpresas desagradáveis, além de servir como referência para futuros planejamentos, permitindo que você aprenda com a experiência e aperfeiçoe o orçamento em outras ocasiões.

E para fazer isso, uma excelente dica é utilizar a tecnologia a seu favor. Existem softwares gratuitos que são intuitivos e fáceis de manusear, nos quais você pode registrar e acompanhar todas as despesas em tempo real. Deixe o papel de lado e conheça abaixo:

5 softwares gratuitos para manter uma planilha de gastos online

• Google Sheets
• Excel Online
• Airtable
• Notion
• Zoho Sheet

Escolha o local ideal 

Um local adequado também proporciona mais segurança e tranquilidade, tanto para os organizadores quanto para os participantes, proporcionando uma melhor experiência aos convidados.

Dessa forma, não há dúvidas que escolher o local certo é essencial para economizar, trazer segurança para o planejamento e reduzir o estresse do organizador. 

Um espaço flexível, que já inclua estrutura técnica completa, com climatização, versatilidade e catering, por exemplo, reduz custos com fornecedores adicionais. E o Center Convention, tem tudo isso e muito mais!

“Aqui a gente tem um serviço, uma equipe e um espaço para entregas de excelência. Quando pensamos em eventos que têm uma cenografia diferente, uma recepção, um palco que exige um pé-direito… o Center Convention é o espaço que acolhe de forma perfeita.” — confirma Ismália Queiroz.

Conheça por que temos o espaço ideal para seu evento. 

 

Faça seu evento com a gente

No Center Convention você tem o apoio de uma equipe que já realizou milhares de eventos e pode te ajudar no seu planejamento. Você também pode conferir toda a infraestrutura e serviços disponíveis no Convention e em todo o Complexo Center Shopping, falando com a nossa equipe. Chame a gente pelo (34) 3239-8300 ou e-mail comercial@epsempreendimentos.com.br. Você também pode reservar uma data clicando AQUI.