Organizar um evento envolve muitas demandas e etapas, e por isso é comum cometer alguns erros. Entretanto, é preciso organizar detalhe por detalhe para evitar que essas falhas aconteçam e principalmente impactem negativamente o momento.

Aqui no blog, você encontra conteúdos repletos de dicas para organizar diversos encontros, desde bodas de casamento à confraternizações empresariais. Mas o que fazer caso aconteça algum erro na hora de organizar um evento?

Seja social ou corporativo, eventos são experiências que ficam nas memórias dos convidados e por isso, quem organiza tem muitas responsabilidades. Para apoiar esses profissionais, neste conteúdo trazemos 5 erros que podem ser mais comuns na hora de organizar um evento, e como evitar que isso aconteça. Confira!

1º erro: falta de planejamento ao organizar um evento

A falta de planejamento adequado é com certeza um dos erros mais comuns. Isso porque muitas vezes o evento tem pouco tempo para ser elaborado, no caso dos corporativos, ou no caso dos sociais, o anfitrião não conta com um profissional, que entende todo o planejamento necessário para organizar um evento.

O planejamento do evento é fundamental e deve começar meses antes do dia D. Assim, você inclusive evitará desperdício de tempo e capital. Além disso, quando falamos sobre planejamento, muitos pontos são envolvidos como softwares de gestão, elencar fornecedores, processo de cotação e outras etapas. Entretanto, existem duas questões fundamentais, para você anotar e não esquecer:

Antecedência é fundamental

Como mencionamos, o planejamento ao organizar um evento deve começar meses antes. Isso porque, com antecedência é possível tomar decisões mais acertadas, conseguir o fornecedor que deseja, negociar valores e mais.

Além do que, organizar um evento envolve uma grande lista de tarefas que precisam ser executadas. Por exemplo, orçamento, contratações, aprovação de menu e outros pontos de alimentação e bebidas, reserva de datas, e elaboração de comunicação. E isso demanda tempo!

Se preparar para imprevistos também faz parte de organizar um evento

Imprevistos acontecem e eles precisam estar minimamente previstos no planejamento para evitar que se tornem grandes problemas. Por isso, uma dica é elaborar um ‘plano de contingência’ com algumas semanas de antecedência em que constem possíveis problemas, cenários e quais são algumas soluções prováveis. Assim, você se sentirá mais preparado caso algum destes aconteça.

2º erro: não conhecer o público

Um outro erro que pode acontecer na hora de organizar um evento é não conhecer bem o público dele. No caso de encontros corporativos ou abertos ao público em geral, ter esse conhecimento te permitirá, por exemplo, fazer uma divulgação mais efetiva, nos canais corretos e atraindo as pessoas que realmente deseja.

Além disso, conhecer o público, também te ajudará a tomar decisões importantes relacionadas a atrações (quais as pessoas mais irão gostar?), localizações (é necessário que o lugar seja próximo a hotéis?) e mais.

E para quem pensa que não é necessário saber quem irá ao seu evento, quando falamos de encontros sociais, isso não é verdade. Um exemplo é o caso de público infantil, o seu casamento, aniversário ou formatura, contará com muitas crianças? Se sim, algo positivo é oferecer um espaço recreativo. Outra situação são as pessoas com restrições alimentares, pois então é importante oferecer pratos específicos para esses.

3º erro: organizar um evento vai além: não se esqueça do pós

Não falar com os convidados ou participantes após o evento é um dos erros mais comuns. Isso porque muitos pensam que a organização de um encontro vai apenas até o dia D, mas o pós é fundamental.

No mundo corporativo ou em eventos abertos é possível enviar pesquisas de satisfação, mensagens e e-mails agradecendo a participação. Já no mundo de encontros sociais, garantir que o anfitrião envie uma mensagem a todos agradecendo pela presença, é um diferencial. Dessa forma, ao organizar um evento, não se esqueça do pós.

4º erro: não utilizar a tecnologia a favor do seu evento

Existem processos que auxiliam no cumprimento de tarefas ao organizar um evento. Assim como, temos também tecnologias que facilitam a execução de demandas e melhoram a experiência dos convidados, e de quem planeja o momento.

Softwares para confirmação de presença, sistemas de gerenciamento de demandas, ferramentas de divulgação e outras tecnologias podem ajudar a evitar erros e facilitar o processo.

5º erro: escolher o local errado ao organizar um evento

Por fim, a escolha do local do evento, pois essa decisão deve levar em consideração questões para além da estrutura do evento. É necessário pensar também no deslocamento das pessoas até o local, tanto quem mora no local, quanto para aqueles que vêm de outras cidades.

Assim como é preciso estar atento se o local escolhido fica próximo de hotéis, centro comerciais, de produtos e serviços, que torna melhor e facilitada a experiência daqueles que vem de fora!

Outros pontos de atenção são o conforto do público, segurança adequada, estacionamento, e outros detalhes que fazem a diferença na hora de organizar um evento e podem passar despercebidos.

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