O ano de 2024 se aproxima e com isso já é mais do que hora de começar a planejar os próximos doze meses. Quando falamos de encontros e festas é fundamental que o planejamento de eventos – sejam eles corporativos ou sociais – comecem agora para que ocorram com tranquilidade. Afinal, organização e antecipação são palavras chaves. 

Geralmente, o final do ano é um momento em que as empresas param para fazer seus planejamentos para 2024 e as pessoas de dedicam a criar planos e metas. Assim, quando falamos de eventos, isso não deve ser diferente. Se planejando com antecipação, é possível evitar problemas, reduzir custos e muitas outras vantagens.

Hoje, nosso conteúdo é sobre isso. Continue a leitura e confira mais sobre a importância, vantagens e dicas para já começar o planejamento do seu evento agora!

 

Planejamento de eventos: a importância de organizar antecipadamente

O planejamento de eventos é uma tarefa que demanda esforço, criatividade, verba e também prazo. Desta forma, é lógico que se planejando antecipadamente você consiga melhores preços, datas e produtos.

Não se esqueça também que determinados eventos normalmente são organizados com antecedência, como congressos e convenções nacionais. Assim, o mercado está sempre movimentado e um planejamento antecipado se mostra ainda mais importante. 

Além disso, dependendo do período em que seu evento vá acontecer, tudo fica um pouco mais dinâmico. Por exemplo, alguns produtos podem sofrer aumento de mais de 50% de seu valor perto de datas comemorativas. Mas fazendo o planejamento do seu evento de forma prévia você consegue evitar valores altos e até mesmo a escassez de produtos e serviços.

Existe ainda uma importância ímpar no planejamento antecipado de eventos: a ‘visão macro’. Pense, você está organizando um encontro – seja ele social ou corporativo -, e consegue analisar o que já foi contratado, o que ainda precisa ser, a estrutura do local, e diversas outras informações com calma e tranquilidade. Isso irá garantir melhores escolhas e até mesmo prevenir possíveis problemas.

3 vantagens de começar o planejamento de eventos para 2023 agora!

Inicialmente, destacamos a importância da antecedência no planejamento de eventos. Mas, existem também diferentes vantagens para quem organiza um encontro – social ou corporativo – de forma adiantada. Elencamos três que reforçam estes pontos positivos de já começar a organizar os seus eventos de 2024 agora. Confira um pouco mais sobre eles:

Mais opções de escolha e qualidade

Planejando o evento com um bom prazo de antecedência, você consegue listar todos os produtos e serviços necessários, e buscar as marcas e prestadores de serviço que deseja, não os que tem disponibilidade. Além disso, é possível enviar as solicitações de orçamento e ainda negociar valores de forma tranquila.

Tranquilidade para cumprir as etapas

Para que um evento ‘saia do papel’ existem diversas tarefas, decisões e etapas que precisam ser superadas. Por exemplo, é preciso desenhar o objetivo do evento, fazer orçamentos, definir budget e a identidade visual e muito mais. Assim, com tempo, você garante que cada detalhe seja cuidadosamente pensado.

Mais tempo de divulgação e engajamento

Quando você começa o planejamento do evento no momento certo, você tem mais tempo para comunicar os convidados sobre o evento ou divulgar. Pense em um evento social, com convidados de outros estados ou países, ao receber o convite antecipadamente eles conseguem se organizar para marcar presença. Já em eventos corporativos ou culturais, você tem tempo de divulgar o encontro amplamente e engajar público ou colaboradores.

Dicas para começar a planejar o seu evento para 2024

Primeiramente, nossa dica é: conte com profissionais qualificados e defina logo no início o orçamento do seu evento. Desta forma, você conseguirá definir as etapas de organização: definição de tarefas, orçamento, cotação, negociação, reserva, planejamentos e mais. 

Além disso, de nada adianta um planejamento de eventos antecipado se não houver a elaboração de um cronograma com datas e prazos. Isso evitará problemas no dia do evento com atraso de fornecedores, produtos errados e mais. 

Por fim, nossa última dica é ficar de olho nas tendências em eventos para 2024. Anualmente novas cores, produtos, serviços, flores e outros itens ficam em alta e com isso aumenta também a procura por eles. Por isso, é preciso estar atento e se possível antecipar essas tendências para garanti-las no seu evento, se desejar.

Seguindo essas dicas e já começando o planejamento de eventos que acontecerão em 2024 neste fim de ano ou logo no início do próximo, você garanta tranquilidade e excelência em seu evento. 

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