Organizar festas de aniversário pode ser tão divertido quanto aproveitá-las. O momento é de celebração, família e amigos reunidos e merece toda a atenção para garantir que o evento seja perfeito. Além, claro, de ser a ‘cara’ do aniversariante.

Como já mencionamos em outros conteúdos aqui no blog, que você pode conferir navegando pelo nosso site, existem diversas decisões que precisam ser tomadas ao organizar um evento. Por exemplo, qual o local, a temática, menu, decoração e mais. Esse ‘checklist’ vale para aniversários, independente de serem infantis, 15 anos, ou para o público adulto. 

E para garantir as melhores decisões para todos esses tópicos acima, este conteúdo traz um guia prático para que as festas de aniversário sejam um sucesso. Confira!

Setor de festas de aniversário aquecido!

Quando se inicia a organização de uma festa é perceptível: o mercado está movimentado. Os fornecedores estão com agenda apertada, novas tendências e preços dinâmicos. 

Para se ter uma ideia, de acordo com a Abrafesta, antes da pandemia da Covid-19, o mercado de festas e eventos movimentou R$ 17,2 bilhões no Brasil e apenas as festas de aniversário infantil representaram 16% deste valor. 

Essa movimentação é percebida nos mais diversos fornecedores. Alguns exemplos são os buffets, espaços de locação, empresas que oferecem entretenimento no evento ou até mesmo as que trabalham com brindes e kits, músicos, salões de beleza e mais.

Enfim, com o mercado aquecido esses profissionais ficam com a agenda lotada e muitas vezes os preços podem subir. Por isso, contar com um guia para te ajudar a ter sempre em mente quais fornecedores precisa acionar e quando fazer isso, será um ótimo auxílio.

Um guia para não te deixar errar na hora de organizar festas de aniversário

Como mencionamos anteriormente, são diversos serviços e produtos que precisam ser contratados quando se organiza festas de aniversário. Para não se perder nas demandas e diversos orçamentos é preciso organização e atenção aos prazos.

Alguns especialistas acreditam que o ‘tempo ideal’ para começar a organizar um evento é com no mínimo 6 meses de antecedência. Entretanto, é claro que diferentes fatores influenciam esse tempo. Por exemplo, festas com uma lista de convidados maior e com uma estrutura mais complexa, demandam mais antecedência.

Hoje, o ‘checklist’ abaixo para se organizar festas de aniversário perfeitas, começa 6 meses antes do momento. Mas aqui uma ressalva: antes desse prazo, comece já a buscar referência de temáticas, cores, decorações e mais que irão ajudar -e muito- na hora de tomar as decisões. 

6 meses antes

Neste primeiro momento, o ideal é já buscar orçamento nos diversos fornecedores que irá precisar para a sua festa de aniversário. Para isso, busque indicações de conhecidos, faça pesquisas, e caso você conte com um produtor ou cerimonialista, o próprio profissional pode dar as dicas. 

Aqui, alguns produtos ou serviços que é necessário orçar para festas de aniversário infantil, de 15 anos ou para adultos:

• Espaço de eventos;
• Buffet;
• Atrações musicais;
• Atividades de recreação (em caso de festas infantis); 
• Decoração;
• Papelaria;
• Brindes ou lembranças;
• Doces;
• Foto e vídeo;
• Bar de drinks.

Além disso, vale reforçar que paralelo a esses orçamentos e fechamentos de contratos, uma outra tarefa precisa ser feita pois irá influenciar nos valores de alguns fornecedores: a lista de convidados.

3 meses antes

Este é um bom momento para alinhar detalhes com todos os fornecedores. É um período também em que muitos optam por fazer as degustações. Assim, é possível já definir o menu, os doces, o sabor do bolo e os drinks que serão servidos. 

Com essas definições uma outra tarefa pode ser adiantada: a papelaria. Se sua festa de aniversário for contar com menu de papel, já é possível tocar a confecção deles, juntamente com os convites que serão enviados aos convidados. Em relação a esse tema, uma ressalva, caso o evento conte com convidados que morem fora da sua cidade, esse é um bom momento para já enviar os convites.

Por fim, organize os brindes e kits que serão dados aos participantes. Dependendo da complexidade do mimo e da quantidade, a fabricação e até envio dos produtos pode levar um tempo!

1 mês antes

Faltando um mês para a festa de aniversário, é o momento ideal para fazer o envio de convites no geral. Além disso, também é recomendado se reunir com a banda, dj ou qualquer outra atração musical para definir a playlists e músicas que não podem faltar e em qual momento cada uma tocará. 

Já em caso de festas de aniversário infantil, caso o evento conte com alguma atração musical ou artística focada nos pequenos, também é preciso fazer os alinhamentos. 

Aqui também é momento de repassar o checklist e caso perceba a falta de algo, se organizar para resolver.

15 dias antes

Agora, ao estar faltando 15 dias para a sua festa de aniversário, uma tarefa importante precisa ser feita: confirmar as presenças dos convidados. Os convites já foram enviados e então é momento de saber quem realmente irá. 

Sem dúvida este ‘check’ é um dos mais importantes na reta final. Isso porque alguns fornecedores precisam do número de convidados mais aproximados para fazer suas produções, como é o caso do buffet.  

Na semana do evento

Em caso de festas de aniversário de 15 anos, por exemplo, ou que tenham algum tipo de protocolo, é durante a semana do evento que o ensaio é feito. O objetivo aqui é treinar a entrada do aniversariante, o momento da dança e outros protocolos que podem acontecer.

Além disso, é um momento para checar o checklist mais uma vez, fazer alinhamentos finais com todos os fornecedores – caso necessário – e se optar por um mapa de mesas, compartilhar com os responsáveis pela recepção.

Você sabe como surgiu a tradição de festas de aniversário?

Por fim, para fechar o conteúdo de hoje, uma breve curiosidade sobre festas de aniversário:

Primeiramente, vale explicar que a origem da palavra vem do latim e é uma junção das palavras annus (ano) e vertere (voltar), que significa aquilo que volta todos os anos. 

Em relação ao início destas comemorações, alguns registros apontam que elas começaram  no Egito antigo por volta de 3000 a.C para faraós e deusas. Além disso, lugares como Roma e Grécia também tinham suas tradições para celebrar aniversários.

Faça seu evento com a gente

Tem interesse em realizar seu aniversário no Center Convention? Você pode conferir toda a infraestrutura disponível no Convention e em todo o Complexo Center Shopping, falando com a nossa equipe. Chame a gente pelo (34) 3239-8300 ou e-mail comercial@centerconvention.com.br. Você também pode reservar uma data clicando AQUI.