Produzir um evento, independente do tipo e porte, é uma tarefa complexa. Um dos momentos principais é o que chamamos de pré-evento, que engloba todo o período de planejamento, orçamento e reservas. E é antes da festividade que acontece a visita técnica, uma das tarefas mais fundamentais para ter um evento de sucesso. 

Em meio a tantos detalhes e com um checklist robusto para ser cumprido, é preciso que o produtor ou cerimonialista tome todas as medidas para evitar problemas. Assim, conhecer previamente a estrutura e condições do local do evento é um passo indispensável para definir diversas questões. 

Por exemplo, é possível entender a divisão dos ambientes, iluminação e acústica. Agora, continue a leitura e confira dicas sobre como fazer uma visita técnica efetiva. 

O que é uma visita técnica em eventos?

Antes de mais nada, vamos entender o que significa fazer uma visita técnica em um evento. De forma geral, é uma vistoria prévia feita no espaço ondeo evento acontecerá. 

Neste momento, conseguimos analisar mais itens do que já citamos acima. Para exemplificar, o organizador do encontro tem acesso às medidas exatas do local, pontos de luz, se é necessário a contratação de iluminação extra ou geradores de energia. Além disso, também é possível checar a ambientação, cenografia e acessibilidade.

Enfim, é uma tarefa importante para que o produtor possa planejar demandas relacionadas a decoração, palcos, iluminação e segurança. Além de conhecer o local, e solicitar alguma alteração ou mudança, caso seja possível e necessário. 

Visita técnica do Center Convention: praticidade e eficiência

No Center Convention, que possui mais de 15 mil m² de área, toda visita técnica é acompanhada por executivos do espaço. O momento é uma oportunidade para que os produtores ou realizadores do evento, também esclareçam suas dúvidas.

Basileu Tavares, gerente comercial do Center Convention, compartilha um pouco sobre como funciona a visita aos espaços do Convention. “A visita técnica, em geral, é o primeiro contato do cliente com o espaço e nesta oportunidade, como em uma entrevista de emprego, somos minuciosamente avaliados. O objetivo não é apenas demonstrar a estrutura do espaço, mas trazer segurança ao cliente de que tudo o que ele considera importante para realizar seu evento, será atendido”, explica. 

Ele também detalha o que os produtores conferem durante a visita. “Apresentamos acessos; opções de estacionamento; facilidades em decorrência de nossa localização; as salas que possuímos, demonstrando sua versatilidade, iluminação, climatização, modularidade, pontos de energia; nossa cozinha, apresentando os rígidos padrões de qualidade que adotamos; e, em todo o trajeto o cliente encontrará nossos colaboradores, verificando a cordialidade de nossa equipe e sua disposição para atendê-lo. As impressões obtidas aqui trazem segurança para a realização do evento”, explica.

Basileu também fala sobre um ponto importante: quanto tempo antes do evento a visita técnica deve acontecer? 

“Ela pode acontecer previamente ou posteriormente à definição do local do evento. Na primeira oportunidade, para verificar se o espaço atende os pré-requisitos para realização do evento, na segunda para detalhar a logística, montagem e estruturação do evento, sendo importante nesta última envolver fornecedores”, detalha.

Por fim, o gerente comercial reforça que durante a visita técnica o produtor confere todo o mobiliário disponibilizado além de ser uma oportunidade para repassar as condições da proposta comercial e de utilização do espaço, para segurança do realizador.

O que observar em uma visita técnica?

Agora, para finalizar esse conteúdo, a gente traz de forma bem prática e dinâmica alguns pontos que devem ser observados em uma visita técnica. São questões que precisam ser avaliadas neste momento pré-evento para que decisões, reservas e modificações possam ser providenciadas.

Uma dica inicial é fazer um checklist para não deixar nenhum ponto de lado, e levar este material consigo no dia para que possa se lembrar de perguntas e dúvidas que deseja fazer aos responsáveis pelo espaço.

Analise o espaço de forma geral

 

É uma orientação simples, mas necessária. Então, gaste um certo tempo observando o local que receberá o evento para entender a estrutura física. Neste momento, questões como onde estão os banheiros, como está a pintura e a limpeza, e se o espaço realmente comporta a quantidade de participantes, devem ser analisadas.

Outro ponto, é necessário estar atento aos pontos de infraestrutura que influenciam diretamente a experiência do público do evento: os aparelhos de ar condicionado estão funcionando adequadamente? A acústica está adequada?  Onde estão os pontos de energia?

Por fim, o produtor do encontro deve ter em mente se a ocasião contará com palcos ou outros espaços – como os instagramáveis – e na visita técnica entender onde é possível alocá-los. 

Se certifique de que é possível modificar o ambiente

Além de observar o espaço de forma geral, na visita técnica é necessário entender se é possível modificá-lo. Por exemplo, no Center Convention, devido à estrutura das paredes divisórias é possível alterar a disposição e tamanho do espaço.

Essa dica é fundamental pensando nos diferentes tipos de eventos. Eventos corporativos maiores como feiras, podem necessitar de espaços maiores como o recém inaugurado pavilhão de exposições do Convention.  Por outro lado, encontros de capacitação como palestras simultâneas pedem um ambiente em que é possível fazer a divisão por ‘salas’. 

Assim, entendendo se essas transformações podem ser feitas é possível seguir com a contratação de ilhas, expositores e outros elementos. 

Não se esqueça da acessibilidade

Outra dica importante na hora da visita técnica, é checar se o local atende às normas de acessibilidade. Muitas vezes não é possível prever se o encontro contará com pessoas portadoras de deficiência, por isso, o local deve atender todos os requisitos. 

Banheiros adaptados, sinalização para deficientes visuais e  rampas de acesso devem ser conferidos previamente. 

Para além da acessibilidade inclusiva, é interessante observar pontos mais gerais. Um exemplo são os estacionamentos e as formas de acesso ao espaço.

Veja se o local atenderá a cenografia planejada

Por fim, como comentamos anteriormente a hora da visita técnica é fundamental para definir questões como decoração. Por isso, é interessante contar com os responsáveis por esta área e pela cenografia neste momento. 

Desta forma, o profissional consegue estudar o local e entender quais ideias, mobílias e espaços são possíveis de serem incluídos no evento. Além disso, caso algo que estava previsto não possa ser feito, já é possível propor soluções criativas para garantir que o ambiente esteja visualmente agradável.

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