Quem produz eventos sabe a importância de garantir uma boa experiência ao participante durante todo o momento, inclusive no credenciamento – um dos primeiros ‘contatos’ da pessoa com o evento. Garantir que esse processo seja prático, rápido e aconteça sem problemas é necessário. 

Apesar de ser uma etapa fundamental, muitos organizadores ou marcas ainda não dão a devida importância ao credenciamento em eventos, e acabam gerando uma experiência ruim logo no início. 

Assim, para evitar que isso aconteça confira algumas dicas para otimizar esse processo e evitar problemas.

A importância de uma boa experiência no credenciamento em eventos

Primeiramente é necessário entender o que é o credenciamento em eventos. Se trata do processo de acesso de um participante em um evento. Este é um momento em que a pessoa recebe sua credencial para participar do encontro e pode transitar no espaço, além de ser um momento também para entrega de kits e outros materiais. 

O credenciamento em eventos é fundamental também para os próprios organizadores, pois é neste momento que conseguimos entender efetivamente quantas pessoas estão presentes no momento. Até porque muitas pessoas podem se inscrever e não ir, ou em alguns casos fazer a inscrição na hora. 

Agora, porque garantir uma boa experiência ao participante no credenciamento é necessário? A resposta é simples: é como se esta etapa fosse a ‘porta de entrada’ da pessoa no evento e isso ditará muito da percepção da pessoa do momento como um todo. 

De forma geral, garantir que os consumidores tenham uma boa experiência é fundamental para empresas de qualquer segmento. Afinal, empresas líderes em Customer Experience conseguem gerar um crescimento até 190% maior do que a média em um prazo de três anos. 

No setor de eventos isso não é diferente e por isso deve ser uma preocupação constante dos organizadores, e o credenciamento conta muito neste momento!

Como otimizar o credenciamento em eventos

Sabendo a importância que o credenciamento em eventos tem na experiência geral dos participantes, é preciso saber como otimizar esse momento e garantir que ele aconteça sem problemas.

Por ser uma etapa em que se tem um fluxo de pessoas muito grande, é necessário organização para que tudo aconteça de forma fluída. Por isso, confira algumas dicas de como otimizar o credenciamento no seu evento. 

Comece o credenciamento do seu evento antes

Esta é uma das dicas mais práticas, mas que pode ajudar e muito na hora do credenciamento. Para exemplificar, é possível otimizar no momento da inscrição ao gerar o código ou QR Code de acesso, basta que a pessoa apresente na hora do check-in. Assim, não se gasta tempo coletando informações, cadastrando e mais.

Entretanto, é necessário começar o credenciamento antes no próprio dia do evento. Uma regra ‘geral’ é que: se sua primeira programação do evento será às 18h, inicie seu credenciamento às 17h. Para incentivar a chegada prévia dos participantes, ofereça um coffee break, atração musical ou algo que chame a atenção.

Conte com a tecnologia 

A tecnologia é uma ferramenta fundamental para otimizar o credenciamento em eventos. Por isso, tenha guichês de self check in montados, leitores de QR Code e garanta que a internet esteja funcionando. 

Além disso, uma outra parte estrutural, mas que também conta com tecnologia, é um balcão de apoio. Garanta que na área do credenciamento tenha os equipamentos necessários, por exemplo um notebook e impressoras de etiquetas, para contornar possíveis imprevistos.

Treine a sua equipe previamente

Não basta apenas contar com a tecnologia, não é mesmo? É preciso ter um time treinado para receber as pessoas, orientar como o credenciamento é feito e responder eventuais dúvidas. 

Desta forma, tenha um treinamento prévio e compartilhe informações sobre o evento, o público e a empresa, além de apresentar os equipamentos que serão usados e como operá-los. Garanta que eles dominem a leitura dos QR Codes, sistemas, funcionamento de apps, conexão e manuseio da impressora de etiquetas.

Dicas gerais para o credenciamento em eventos

Essas foram algumas orientações para otimizar o credenciamento em eventos, contudo existem algumas dicas mais gerais que vale a pena ficar por dentro porque também irão influenciar a experiência do participante.

Assim, também se atente a essas outras orientações e garanta que o credenciamento aconteça sem problemas: 

• • Tenha um espaço delimitado apenas para credenciamento e que já traga a identidade visual do evento na estrutura;
  • Conte com um ponto de apoio para problemas;

• Garanta que no momento da inscrição ou do credenciamento, o participante compartilhe informações importantes como nome, e-mail, telefone, empresa, CPF e mais. 

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