Desenvolver um evento do zero, seja ele social ou corporativo, não é tarefa fácil. Por isso, é preciso um time completo e multidisciplinar para garantir um momento de sucesso. Os profissionais de eventos precisam ser escolhidos à dedo e estarem bem entrosados para que o trabalho aconteça de forma tranquila e eficaz.

Contar com fornecedores de diferentes setores é fundamental para ter um evento completo e evitar possíveis problemas. Entretanto, para o anfitrião ou empresa realizadora, nem sempre é fácil entender quais os profissionais contratar. 

Assim, este conteúdo é justamente para isso: entenda quais são os profissionais de eventos que você precisa contratar e as funções – essenciais – de cada um. 

A importância de uma equipe multidisciplinar

De antemão, é preciso reforçar que para uma festa, aniversário, workshop ou palestra ser um sucesso é preciso uma equipe formada por diferentes profissionais de eventos, ou seja, multidisciplinar.

Um time diverso é benéfico em qualquer situação. Por exemplo, no mundo empresarial,  uma pesquisa apontou que empresas que se preocupam em ter uma equipe multidisciplinar têm 80% mais chances de promover confiança e diálogo aberto. 

Quando falamos do setor de eventos, isso não é diferente porque a organização destes momentos engloba diferentes áreas, como a infraestrutura, decoração, comunicação, catering e mais. Assim, o ideal é contar com profissionais especializados em cada setor para um resultado mais efetivo.

Com a cooperação de uma equipe multidisciplinar na organização de um evento é possível definir as responsabilidades de cada um, e entender mais sobre prazos, orçamentos e outros itens fundamentais. Alguns benefícios de contar com um time são:

• Troca de experiências;
• Diversidade de serviços e habilidades técnicas;
• Processos mais ágeis; 
• Solução de problemas em conjunto.

Profissionais de eventos: quais você deve contratar

Agora que você já sabe a importância de uma equipe multidisciplinar, é preciso pensar em quais profissionais de eventos contratar para organizar a sua festa ou encontro corporativo. 

Ao pensar em todas as ‘fases’ do evento, facilmente 10 ou 20 tarefas que precisam ser cumpridas surgem para cada um destes momentos. Por isso, você precisa contar com profissionais capacitados em seus setores para que cada papel seja desempenhado corretamente. 

Reserva do espaço do local, definição da decoração, plano de comunicação, elaboração do menu, enfim, todas essas tarefas devem ser realizadas. Abaixo, você confere alguns dos profissionais de eventos que você precisa contratar, mas, vale reforçar que essas equipes podem variar de acordo com o estilo e porte da sua festividade. 

Comunicação e designer

O time de comunicação é fundamental principalmente em eventos corporativos. Os encontros sociais que contarão com convites, por exemplo, também precisarão de um designer, mas em momentos organizados por empresas, a equipe focada da comunicação atua previamente, no evento e após o encontro.

Com os vários canais de comunicação e mídias sociais existentes hoje, é preciso um time focado em desenvolver estratégias e conteúdos para alimentar esses canais. Por isso, a importância de se contar com profissionais de eventos focados na comunicação. 

Eles irão desenvolver a identidade visual e o ‘tom de voz’, fomentar o engajamento dos participantes, cobrir o evento no dia de sua realização, e ainda divulgar registros e outros conteúdos após o momento. 

Cerimonial 

Estes profissionais são como maestros, coordenando todo o evento.  Os cerimonialistas são, provavelmente, os profissionais de eventos mais conhecidos e percebemos a atuação deles tanto em eventos sociais quanto corporativos. 

De forma resumida, organizar e conduzir um evento é a principal função destes profissionais. Eles participam desde o planejamento e organização, e também fazem a  verificação dos detalhes e condução do cronograma no dia do evento. 

No blog, você encontra um material completo sobre o papel dos cerimonialistas, e ainda 5 motivos para você contratá-los para o seu evento, é só clicar aqui e acessar.

Cinegrafista e fotografia

De nada adianta elaborar um evento de sucesso se isso não estiver registrado, não é mesmo? Assim, cinegrafistas e fotógrafos estão entre os profissionais de eventos que você precisa contratar para o seu evento. 

Investir em bons profissionais que irão registrar com excelência o seu momento é definitivamente uma boa aposta. Para eventos sociais, essas lembranças podem ser relembradas em almoços, encontros familiares, serem postadas nas redes sociais e mais. E para os encontros corporativos, esses registros entram para o portfólio da empresa, além de – claro – serem divulgados em canais de comunicação do negócio.

Segurança

Pode até parecer óbvio reforçar a importância de profissionais de segurança em eventos, mas entre todas as tarefas ao se realizar um evento, a contratação deles pode passar despercebida. 

Uma equipe de segurança qualificada transmite tranquilidade aos participantes, fazendo o controle de entradas e saídas, fazendo revistas – se necessário – e ainda identificando possíveis problemas. 

Catering

O serviço de catering surgiu para garantir praticidade, conforto e qualidade aos anfitriões do evento, em relação ao fornecimento de alimentos. Mas hoje, um bom time vai além e oferece experiências gastronômicas incríveis para os participantes dos eventos. 

O catering, além de elaborar cardápios, preparar alimentos e bebidas, também se dedica à  organização da equipe que servirá estes alimentos, interferindo na decoração e se alinhando à temática trabalhada.

Para garantir praticidade aos clientes, o Center Convention conta com um serviço exclusivo de catering, e para você saber mais sobre é só clicar aqui!

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